Cuando se tiene un proyecto a elaborar, debería de ser muy considerable que tengamos las actividades organizadas, con fechas estipuladas para las cosas que realizaremos día a día, así le damos formalidad al proyecto y se puede cumplir con los objetivos especificados en él.
Una de las formas mas sencillas para la planificación de estas actividades, son por medio de Diagramas de Gantt, los cuales nos permiten modelar la planificación de las actividades necesarias para la realización exitosa de nuestro proyecto.
Hay varias maneras para realizar Diagramas de Gantt, pero por comodidad, es recomendado utilizar un software que nos facilite la administración de nuestras actividades a realizar.
Existen varios programas que nos permiten dicha acción, entre ellos se encuentran GanttProject, Tom's Planner y ProjectLibre, todos utilizados para realizar estos diagramas.
En este caso, para realizar un pequeño ejemplo de como podemos hacer nuestras actividades en alguno de estos programas, utilizaremos ProjectLibre.
Para poder realizar un Diagrama de Gantt, primero debemos definir las actividades (o quizás objetivos) que vamos a trabajar en nuestro proyecto, para que así podamos después asignarle una variable a cada una de estas actividades, por ejemplo, si tengo una actividad como "Recopilación de información", a esta la llamaremos "A".
A = Recopilación de información.
NOTA: Lo de las variables es una opción, podemos poner ya sea una palabra clave o una frase corta que defina perfectamente nuestra actividad, utilizamos variables como fines de practicidad.
Podemos organizar todas las actividades en una pequeña tabla como la que se muestra a continuación.
Podemos organizar todas las actividades en una pequeña tabla como la que se muestra a continuación.
Después de tener todas nuestras actividades definidas por variables, con su actividad predecesora (esto significa que la actividad anterior debe de ser cumplida para que la siguiente pueda comenzar) y con la duración que tendrá esta actividad, estamos listos para plasmarlas en nuestro software, como en el siguiente ejemplo.
Si alcanzamos a percibir, del lado derecho se crean lineas que definen gráficamente los días que durara nuestra actividad, contando días inhábiles de la semana. Bien, ahora asignaremos la actividad que precede de alguna otra.
Al momento de hacer la asignación de los predecesores, ProjectLibre automáticamente acomoda en su gráfica que día sigue de cual y conserva el numero de días que cada actividad contiene.
Y así de sencillo se obtiene la administración de nuestras actividades en determinado momento, señalándonos que actividad es indispensable que termine para que otra pueda iniciar, y las barras en rojo nos muestran la ruta crítica de nuestro proyecto (esto define la flexibilidad en cuanto a tiempo de nuestro proyecto).
Esto es en cuanto al software de ProjectLibre, y como anteriormente les comenté, existe también GanttProject y Tom's Planner.
Entre las ventajas de ProjectLibre se encuentran su modo OpenSource, su exportación de gráficas a PDF, su compatibilidad y alternativa con otros programas (MSProject) y sus herramientas bastante completas para gestionar proyectos, cuenta con posibilidad de impresión e interfaz de usuario Ribbon, tiene compatibilidad con Windows, Linux y Mac, pero no tiene un ambiente gráfico lo suficientemente agradable, por lo cual se considera adaptable para ámbitos profesionales.
Si hablamos de GanttProject, tiene una forma de planificación muy visual, también te permite los PDF pero ademas y tiene compatibilidad con MSProject, aunque carece de características adicionales y hacen de MSProject, la herramienta estándar; puedes guardarlos como PNG, JPG y HTML, permite dividir el proyecto en un árbol de tareas y asignar a cada uno los recursos oportunos, pero solo es compatible con Windows, así que esto le quita campo a Linux y Mac, que para sus usuarios seria muy útil y tiene poca difusión entre pequeñas y medianas empresas.
En cambio, Tom's Planner es usado en Web, lo que le da un cambio total al entorno de los otros 2 programas y te permite guardar tus datos y hacerlos estilo borrador si algo emergente llega a ocurrir, solo que si no tenemos Internet, no podremos hacer uso de el. Excelente para emprendedores. Tiene también compatibilidad con MSProject y es mucho mas visual que los 2 anteriores, aparte de que forma parte personal y gestiona proyectos pequeños como por ejemplo bodas u eventos pequeños que no causan gran impacto empresarial, pero forman parte de la administración de recursos.
Si quieren echar un vistazo a esta bonita herramienta, solo den click aquí -> Tom`s Planner.
Para poder concluir, no importa la herramienta que utilices. Lo importante aquí es usar alguna para tener un control adecuado de nuestras actividades en la realización de nuestro proyecto, ya sea alguna de las aquí proporcionadas o alguna recomendada por un amigo o familiar, así se llega al objetivo sin demorar tanto tiempo y con resultados aún más veraces y oportunos a cualquier situación que llegue a presentarse. :)
